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如何在澳组织大型户外公共活动物流

发布时间:2019-11-29 19:29:28 阅读: 来源:不锈钢反应釜厂家

如何在澳组织大型户外公共活动

原标题:如何在澳组织大型户外公共活动

新华网悉尼1月15日电(记者张小军 匡林)不久前,悉尼50多个华人社团在澳大利亚悉尼歌剧院前联合举办了一个有近2000人参加的“舞动悉尼2015”健身操大联欢活动。澳上海同乡会执行会长张智森负责与当地政府联络相关申办事宜。据他介绍,申请内容很细,但每项要求都是有道理的。

N个回合后填写申请书

张智森记得,当他第一次联系新南威尔士州政府有关部门时,负责官员在决定他们是否有资格申请场地组织活动之前问了许多问题,包括活动的宗旨、内容、人数、希望的地点、时间、时长以及使用设备,甚至关注他的组织的历史及对他本人印象等。他们先基本了解了活动的目的、计划,然后作了内部讨论、评估,认为可以考虑。于是又约他作更为详细的面谈。几番沟通下来,他们认为可以申请,于是给了他一份长达12页的申请书。

申请书里的内容包括申请条件,活动批准合同、场地使用证书、风险管理、安全管理、保险、费用、押金、场地使用计划、活动流程、厕所、停车、音响、广告、招牌竖立、垃圾处理方案、场地水电使用等。还问到如果现场有饮食,是否有食品及酒水牌照等。另外,申请方还要确认是否用到烟火、直升机、降落伞、流动食品车、热气球,是否分发传单、是否有动物、是否有疯狂舞会、是否有未经授权的收费行为、是否对交通有影响、是否妨碍其他人使用公共设施。

张智森说,刚拿到这份申请书时,他的第一反应是:怎么这么琐碎,是不是太小题大做?因为填写申请书是硬要求,他没有选择,只好静下心来填写。在填写过程中发现,每一项要求都是有道理的,这些要求其实是在帮助组织者更有效地组织活动以及减少可能出现的各种风险及差错,尤其是对风险管理方案的要求。

须有风险管理方案

这项要求强迫组织者思考这个活动中可能会有哪些环节、哪些地方出问题,问题的后果是什么,怎样预防或阻止这种可能的发生。

正因为有这个风险管理方案的要求,张智森与其他主办方共同组织了工作人员队伍以保证活动按流程进行,配备了纠察队维持秩序,安排了现场医生,设置了走散儿童收容站等。活动所用设备的所有电线都保证覆盖住,设备提供者必须有符合他们要求的相关证书及保险。此外,他们还必须有员工工伤保险、志愿者保险、购买2000万澳元(约合1亿元人民币)的公共责任保险及保证所有活动人员安全的具体措施。

经过以上安排,这项活动的风险已经被控制到很小,即使有不测情况发生也有了应对机制,可以最大限度地减少不良后果。

在整个审理过程中,审理官一直对实际参加活动人数很敏感,几次强调要张智森一定确认人数。有一次张智森上报的数字与前一次稍有不统一,审理官就表示非常担心,因为在他看来,如果实际活动人数超过预想数字,风险系数就会增加。直到组织方承诺确保人数在申报范围内,审理官方才放行,同时明确警告,如果现场参与人员明显增多,现场监管人员有权叫停活动。正因为这点要求,当组织方发现参加活动的报名人数达到预期时,立即主动停止报名登记。

还有一件事是张智森没有想到但必须做的。政府要求他必须写一封信,简要通报他们的活动,并要亲自上门将这封信送达活动场地周围的每一户商家及居民,以确认没有来自周围居民的反对声音。如果出现反对,组织方就必须与反对者协调以达成共识,否则政府仍可能不批准此次活动。

政府派监管员

最终活动申请得到了批准,但是政府有关部门派了一名监管员在活动当天现场监管整个流程。活动组织方负责支付监管员这一天的工资。这名官员则有权叫停整个活动。

活动当天,张智森比现场工作人员稍微晚到一点。监管员很不高兴地告诉他,现场布置场地的工作人员已经两次不经她的许可就把车子开进场地。假如再出现一次,就叫停活动。监管员还专门解释,车辆开进来很危险,因为现场那里有很多人。张智森马上采取措施,派人守住进口,保证任何车辆不能进入。不久后,监管员又提醒张智森,为过路者准备的公共通道被活动参与人员堵住了,组织者马上派了两个人在那里守住并保持通道畅通……

当天的活动如期进行并顺利结束。张智森说,他由衷感谢这个完美的户外活动的管理体系,感谢审理官的严格,感谢现场监管员的认真。

张智森的此番经历让记者不由地感慨,通过完善的公共服务,用政府的小投入撬动民间的资源,既保证活动组织者和参与者遵循政府要求,又让他们心情愉快,这种公共管理的经验,或是我们需要学习借鉴的。

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